Inventario di magazzino: come farlo al meglio

Gestire l’inventario di magazzino in maniera precisa e organizzata è un passaggio fondamentale per il successo di qualsiasi azienda: assicura infatti che ogni prodotto sia nel posto giusto al momento giusto e nelle giuste quantità, riducendo al minimo gli sprechi e massimizzando l’efficienza operativa. Ma come farlo al meglio?

Innanzitutto un inventario di magazzino deve essere effettuato in un periodo “di bassa”, dove l’attività è più “soft” e non si rischia di intralciare le normali operazioni di ingresso e uscita delle merci.

A seconda del tipo di attività la periodicità dell’inventario può essere:

• Annuale: a inizio gennaio, dopo la chiusura di esercizio
• A rotazione: periodico (mensile, trimestrale, semestrale ecc.) in base alle esigenze
• Permanente: effettuato mediante sistemi di gestione magazzino (WMS) che aggiornano automaticamente gli stock in tempo reale senza dover interrompere l’attività. Quando si ha la necessità di verificare la reale corrispondenza degli articoli, viene fatta una verifica per aree tramite l’inventario fisico.

Un sistema WMS è ormai imprescindibile per una gestione avanzata, efficiente e rapida dell’inventario. Consente un monitoraggio in tempo reale delle scorte, che sono il risultato delle movimentazioni inserite nel sistema.

Le giacenze aggiornate automaticamente possono talvolta non coincidere con le reali giacenze fisiche: per questo motivo vale la pena di tanto in tanto verificare la presenza degli articoli a magazzino tramite un inventario fisico, per poi effettuare le dovute verifiche e rettificare il conteggio.

L’utilizzo di tecnologie RFID (terminali a radiofrequenza) e codici a barre migliora notevolmente la precisione del conteggio delle merci, che viene aggiornato in automatico con i dati rilevati dal lettore ottico. Questi strumenti consentono una tracciabilità accurata, riducendo al minimo gli errori umani e migliorando la visibilità delle scorte.

Il metodo ABC è una tecnica di gestione degli inventari utilizzata per classificare e gestire gli articoli in magazzino in base alla loro importanza per l’azienda. Questo approccio prende il nome dalle tre categorie principali in cui vengono suddivisi gli articoli: A, B e C, in base appunto al valore complessivo della merce per l’azienda. L’applicazione del metodo ABC consente di concentrare le risorse e l’attenzione sui prodotti più critici per il successo dell’attività, migliorando l’efficienza complessiva della gestione degli inventari.

Grazie alla tecnologia è possibile implementare sistemi di monitoraggio costante e sicurezza avanzata per garantire la massima protezione delle merci. Inoltre, tramite l’automazione dei processi (sistemi robotici o software avanzati) il rischio di errori umani viene notevolmente ridotto e le attività quotidiane vengono accelerate.

La formazione del personale è fondamentale per garantire la corretta esecuzione delle pratiche di gestione dell’inventario: tutti gli addetti devono essere allineati sulla procedura per l’inventario di magazzino e sul corretto utilizzo degli strumenti forniti.

In conclusione, la gestione efficace dell‘inventario di magazzino non ha solo un vantaggio operativo ma ha un impatto diretto sull’esperienza del cliente e sul successo aziendale complessivo: un inventario ben gestito si traduce in consegne più rapide e in una minore incidenza di errori durante il processo di imballaggio e spedizione.

Inoltre è fondamentale per avere un quadro della situazione giacenze sempre ben chiaro e aggiornato: un efficiente sistema di monitoraggio delle scorte permette di rilevare tempestivamente la necessità di rifornire gli articoli quasi esauriti per far fronte ai nuovi ordini in maniera tempestiva, ma anche di individuare prodotti mancanti, non consegnati o danneggiati.